Polityka zgłaszania nieprawidłowości

Polityka zgłaszania nieprawidłowości

 

Niniejsza polityka ma na celu zapewnienie jak najwyższej przejrzystości działania. Spółka chce wiedzieć o istotnych wykroczeniach i móc na nie jak najszybciej reagować. Wszelkie skargi lub zastrzeżenia dotyczące rachunkowości, spraw prawnych, oszustw lub niezgodności mogą być rozpatrywane w sposób opisany w niniejszej polityce. 

Niniejsza polityka nie ma na celu zastąpienia zgłaszania zastrzeżeń, pytań lub wątpliwości przez pracowników lub osoby trzecie do odpowiednich struktur firmy, przełożonych, Mistrzów Etyki lub działu kadr. Stanowi jedynie dodatkowy kanał komunikacji, z którego można korzystać w celu zgłaszania istotnych spraw.

 

Sprawy, które mogą być zgłaszane

Zachęcamy pracowników do niezwłocznego zgłaszania:

  • Umyślnych błędów, oszustw, zaniedbań popełnionych podczas przygotowania, przeglądu lub badania któregokolwiek ze sprawozdań finansowych Spółki lub w ewidencji dokumentacji finansowej Spółki
  • Przypadków umyślnego nieprzestrzegania zasad Spółki lub obowiązujących przepisów prawa
  • Wszelkich ujawnionych oszustw (oszustw bankowych, prania pieniędzy, składania fałszywych oświadczeń wobec kierownictwa, nieuczciwego użycia praw dostępu itp.)
  • Przypadków naruszenia przepisów antykorupcyjnych (amerykańskiej ustawy o zagranicznych praktykach korupcyjnych (FCPA), francuskiej ustawy Sapin 2, brytyjskiej ustawy antykorupcyjnej lub innych podobnych przepisów) oraz przypadków naruszenia kodeksu etyki (np. korupcji, dyskryminacji, nękania itp.) 

Inne sprawy i zastrzeżenia nie mogą być zgłaszane za pomocą tego kanału komunikacji i wymagają zgłoszenia przełożonym lub pracownikom działu kadr.

Zachęcamy osoby trzecie do niezwłocznego zgłaszania:

  • Przypadków umyślnego nieprzestrzegania przepisów obowiązującego prawa
  • Wszelkich ujawnionych oszustw (oszustw bankowych, prania pieniędzy itp.)
  • Przypadków naruszenia przepisów antykorupcyjnych (amerykańskiej ustawy o zagranicznych praktykach korupcyjnych (FCPA), francuskiej ustawy Sapin 2, brytyjskiej ustawy antykorupcyjnej lub innych podobnych przepisów) oraz przypadków naruszenia kodeksu etyki

 

Zgłaszanie skarg

Skargi mogą być zgłaszane poufnie, a, jeśli to pożądane, również anonimowo w najszerszym zakresie dozwolonym przez miejscowe prawo:

  • Na poziomie Grupy – pocztą elektroniczną na adres: Ethicspoint@exclusive-group.com
  • Na poziomie spółki Exclusive France Holding – pocztą tradycyjną na adres:

Group General Counsel - 20 quai du point du jour – 92 100 Boulogne-Billancourt, Francja

Anonimowość osoby zgłaszającej skargę nieanonimową zostanie zapewniona w najszerszym możliwym zakresie zgodnie z wymogami prawa.

Skargi będą traktowane jako poufne.  

Skargi muszą zawierać jasny opis faktów lub zastrzeżeń, nazwę podmiotu i ewentualnie informacje na temat źródeł informacji, konsekwencji i skutków.

Zgłoszenia niezawierające możliwych do zweryfikowania informacji, zawierające informacje nieistotne lub wykraczające poza zakres niniejszej polityki będą natychmiast usuwane. 

Zgłoszenia anonimowe będą rozpatrywane tylko, jeżeli będą zawierać wystarczająco szczegółowe informacje.

 

 Postępowanie ze skargami

Otrzymane skargi są dokumentowane w jednym raporcie przechowywanym przez odbiorcę skargi. Raport zawiera datę zgłoszenia skargi, opis, dane zgłaszającego, jeżeli skarga nie jest anonimowa, status postępowania wyjaśniającego oraz wnioski.

 Dział zarządzania ryzykiem i zgodnością zapewnia koordynację rozpatrywania skarg i może niezwłocznie zgłaszać istotne kwestie komitetowi ds. ryzyka. Komitetowi ds. ryzyka przekazywane są kwartalne sprawozdania zawierające otrzymane skargi oraz aktualne informacje na temat toczących się postępowań wyjaśniających. Dostęp osób trzecich do raportów jest uzależniony od decyzji komitetu ds. ryzyka.

 W stosownych przypadkach skargi mogą być przekazywane do rozpatrzenia odpowiedniej osobie lub działowi, pod warunkiem, że skarga nie dotyczy tej konkretnej osoby lub działu. Przed przekazaniem w obrębie firmy, skargi są poddawane anonimizacji. Poufność zostanie zachowana w możliwie najszerszym zakresie. 

Jeżeli skarga dotyczy osoby, osoba ta zostanie poinformowana o trwającym przetwarzaniu zgłoszenia po rozpoczęciu postępowania wyjaśniającego (aby uniknąć przypadków niszczenia dowodów). Ma to na celu umożliwienie jej wniesienia sprzeciwu wobec postępowania z uzasadnionych przyczyn (np. fałszywe oskarżenia lub oszczercze zarzuty).

Zgłoszenia anonimowe zostaną odpowiednio oznaczone w wiadomościach przekazywanych w ramach danego postępowania wyjaśniającego.

Należy podejmować szybkie i odpowiednie działania naprawcze (m.in. postępowanie dyscyplinarne, a nawet rozwiązanie stosunku pracy) zgodnie z dyspozycjami komitetu ds. ryzyka i w zależności od charakteru i powagi postępowania lub  okoliczności.

Zakazane jest stosowanie jakichkolwiek represji, gróźb lub działań odwetowych  wobec osoby, która w dobrej wierze złożyła skargę lub zgłosiła zastrzeżenie, lub wobec osoby, która pomaga w jakimkolwiek postępowaniu wyjaśniającym lub procesie dotyczącym takiej skargi lub zastrzeżenia.  Pracownicy, którzy uważają, że stali się ofiarami takich represji, gróźb lub działań odwetowych, mogą zgłosić sprawę do działu prawnego.

Z kolei wszelkie skargi wniesione w złej wierze mogą skutkować wszczęciem postępowania dyscyplinarnego przeciwko zgłaszającemu. Wiadomości i dokumenty dotyczące zgłoszeń, w przypadku których nie podjęto żadnych działań dyscyplinarnych ani prawnych, będą usuwane lub archiwizowane w formie zanonimizowanej w ciągu dwóch miesięcy od zamknięcia sprawy. Sprawy, w przypadku których zostaną podjęte dalsze działania dyscyplinarne lub prawne, będą archiwizowane zgodnie z wymogami prawa.

 

Polityka zgłaszania nieprawidłowości obowiązująca w Grupie Exclusive – wersja 2 – ostatnia aktualizacja: sierpień 2018 r.